Quanto tempo vanno conservate le ricevute?

Tutti abbiamo in casa un raccoglitore di documenti pieno di bollette, fatture e dichiarazioni che non siamo certi di eliminare e che occupa sempre più spazio.  Archivi domestici, quindi, che diventano sempre più ingombranti ma che in realtà possono essere eliminati o rinnovati dopo un determinato periodo.

Da un punto di vista normativo si parla del concetto di prescrizione, ossia l’istituto giuridico di un diritto per il tempo determinato dalla legge, in ossequio al principio generale della certezza dei rapporti giuridici. Un esempio concreto: per un determinato periodo il titolare del diritto, sulla base del contratto, può chiedere un pagamento che l’altro contraente può controbattere fornendo la documentazione dell’avvenuto pagamento. Ecco quindi che ci ritroviamo a salvare i documenti per ogni eventualità, ignari dei termini temporali in cui qualcuno ha il diritto di chiederci la dimostrazione dell’avvenuto pagamento.

Prima di procedere ad una panoramica dei tempi minimi di conservazione dei documenti, è opportuno consigliare di custodire i documenti almeno un anno in più rispetto a quanto stabilito dalla legge; può succedere infatti che i tempi di rivalsa per la pretesa dei pagamenti vengano allungati di qualche mese e dunque si corre il rischio di aver cestinato troppo presto le prove dell’avvenuto pagamento.

I termini di prescrizione variano a seconda del documento. La gran parte delle ricevute e degli attestati di pagamento va conservata per cinque anni: termine che vale per le ricevute dei pagamenti mensili o trimestrali degli affitti, così come, a partire dall’anno successivo al pagamento, per il bollettino ICI e, a partire dall’anno successivo alla dichiarazione dei redditi, per le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’Iva. Lo stesso discorso vale per i mutui e per i pagamenti rateali a partire dalla scadenza della singola rata e per le contravvenzioni stradali. Sempre per cinque anni è necessario conservare i pagamenti relativi alle spese condominiali e alla ristrutturazione della casa con detrazione fiscale (fatture, ricevute, bonifici bancari e tutta l’altra eventuale documentazione comprovante le spese di ristrutturazioni), fino a quando cioè non si prescrive il periodo di imposta nel quale sono state sostenute le spese medesime.

Anche per le bollette, cioè le fatture di pagamento delle utenze domestiche (acqua, gas, luce, telefono), il termine è di cinque anni dalla data di scadenza del pagamento e ciò vale, per legge, anche se sono saldate con domiciliazione bancaria da cui appare che i precedenti pagamenti sono stati effettuati regolarmente: in questo caso è importante conservare anche gli estratti conto bancari per attestare l’avvenuto pagamento. Qualora vi siano contestazioni in corso il termine di prescrizione aumenta. Un caso particolare riguarda i telefoni poiché se per la telefonia fissa il termine è di cinque anni, per quella mobile si protrae fino ai dieci anni.

Vi sono poi dei termini di prescrizione quasi variabili. Un esempio è l’abbonamento televisivo la cui prescrizione prevista in termini di legge è di cinque anni, ma una sentenza del tribunale di Torino l’ha estesa a dieci anni. Un caso analogo è rappresentato dal bollo auto: è prevista la conservazione per tre anni dalla data di scadenza anche se l’autovettura è stata venduta, ma una sentenza della Corte di Cassazione ha prorogato il termine di quattro mesi e quindi è più opportuno conservarlo per quattro anni.

Gli scontrini d’acquisto vanno conservati per tutta la durata della garanzia del bene: si consiglia un periodo di almeno 26 mesi. Il termine di tre anni è previsto per le parcelle dei professionisti mentre è necessario conservare per un anno le rette scolastiche, le ricevute degli spedizionieri e dei trasportatori (il cui termine si prolunga a 18 mesi se il trasporto parte o arriva fuori dai paesi UE), e le rate dell’assicurazione (che vanno invece conservate per cinque anni qualora siano state utilizzate a fini fiscali come capita spesso con le polizze vita). I sei mesi, invece, sono previsti per le fatture degli alberghi: il gestore può infatti richiedere il pagamento del conto in questo lasso di tempo. Vi sono poi dei documenti che è bene conservare per sempre come i contributi previdenziali (INPS), i contratti di affitto ed i referti medici.

A questo punto, è opportuno ricordare quali sono i termini di scadenza di alcuni dei documenti che il cittadino adopera più di frequente, evitando così di utilizzare documenti di riconoscimento non validi e quindi di incorrere in sanzioni.

La carta d’identità ha una durata di cinque anni e il suo rinnovo può essere richiesto nei sei mesi precedenti la scadenza. I certificati anagrafici come gli estratti di nascita, di cittadinanza, di residenza e di matrimonio hanno una validità di sei mesi mentre i certificati di idoneità fisica, che spesso vengono richiesti dalle istituzioni scolastiche o dalle federazioni sportive, hanno una durata di un anno.

Il passaporto vale 10 anni e la marca da bollo da allegare alla richiesta di rilascio ha validità di un anno. Questa, successivamente, va applicata ogni dodici mesi per i viaggi nei Paesi non UE: in questo caso la scadenza delle successive marche da bollo fa riferimento alla data (giorno e mese) dell’emissione del passaporto.

La patente di categoria A e B ha una validità di dieci anni fino al compimento dei 50 anni. I rilasci o i rinnovi successivi a questo termine di età hanno una durata di cinque anni. Tutte le altre patenti invece hanno una durata di cinque anni che scende a tre anni dopo il compimento dei 70 anni d’età.

Concludiamo con le autocertificazioni che possono essere utilizzate nei rapporti con qualsiasi amministrazione pubblica, con le imprese che svolgono un esercizio di pubblica utilità e con i privati come banche o assicurazioni, libere di accettarle oppure di pretendere il certificato originale. Molte autocertificazioni hanno una scadenza. Hanno sei mesi di validità: certificato di residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici, stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero, stato di famiglia, esistenza in vita, iscrizioni in albi, registri o elenchi di pubbliche amministrazioni, appartenenza a ordini professionali, stato di disoccupazione, qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore o curatore, di vivenza a carico e di assenza di condanne penali. Non hanno invece scadenza le autocertificazioni di: data e luogo di nascita, nascita dei figli, decesso del coniuge, ascendenti o discendenti, titoli di studio, qualifiche professionali, titoli di specializzazione, abilitazione, formazione, aggiornamento, qualificazione tecnica, numero di codice fiscale, partita Iva e dati presenti nell’archivio dell’anagrafe tributaria.

Elena Miserocchi